Posiadacz dowodu osobistego, którego dowód został utracony lub uszkodzony, zgłasza niezwłocznie, osobiście lub przez pełnomocnika (legitymującego się pełnomocnictwem szczególnym do dokonania zgłoszenia) ten fakt organowi dowolnej gminy, gdzie otrzymuje zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, a posiadacz dowodu osobistego przebywający poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dowolnemu konsulowi Rzeczypospolitej Polskiej.
Zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu można również dokonać w formie dokumentu elektronicznego w organie gminy, który wydał dowód osobisty za pośrednictwem strony www.obywatel.gov.pl.
Do zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego dokonanego przez pełnomocnika w formie dokumentu elektronicznego, załącza się dokument elektroniczny zawierający pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia, a w razie niemożności jego uzyskania-odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa.
Zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu konsulowi Rzeczypospolitej Polskiej można również dokonać w formie pisemnej za pomocą poczty lub telefaksu.
Posiadaczowi dowodu osobistego, który dokonał zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu w formie dokumentu elektronicznego, oraz posiadaczowi dowodu osobistego przebywającemu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, który dokonał tego zgłoszenia w formie pisemnej za pomocą poczty lub telefaksu, zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego wydaje się na żądanie.
Zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych dokonuje rodzic, opiekun prawny lub kurator.
Zgłoszenie kradzieży dowodu osobistego na policji skutkowało będzie unieważnieniem dowodu w Rejestrze Dowodów Osobistych – zaświadczenie o utracie będzie można uzyskać na wniosek w organie gminy za opłatą skarbową 17 zł.